La soluzione Cisia Progetti per la Conservazione Fisica nel Comune di Montesilvano

Mavasoft, in qualità di partner tecnologico di Cisia Progetti, ha affiancato il Comune di Montesilvano nell’implementazione di un servizio avanzato di conservazione fisica e digitale delle ricevute delle raccomandate inviate dall’ente. L’obiettivo era strutturare un sistema che permettesse al Comune di disporre di un fascicolo digitale completo per ogni destinatario, facilitando la consultazione, l’archiviazione e la tracciabilità delle comunicazioni postali ufficiali.

Questa soluzione consente all’ente di visualizzare rapidamente la scansione della cartolina di ritorno e, all’occorrenza, risalire con precisione  alla posizione fisica del documento archiviato, migliorando tempi di risposta e gestione amministrativa.

Il Comune di Montesilvano, con l’obiettivo di migliorare la gestione della propria corrispondenza ufficiale, ha scelto di affidarsi a Cisia Progetti e al partner tecnologico Mavasoft per offrire un servizio avanzato di conservazione fisica e digitale delle ricevute di raccomandata inviate dall’ente.
La soluzione consente al Comune di disporre di un fascicolo digitale completo per ogni destinatario, integrando le scansioni delle cartoline di ritorno con un sistema di tracciamento che permette di sapere in ogni momento la posizione fisica esatta del documento originale.

“Era fondamentale disporre di un sistema che ci garantisse la massima tracciabilità delle notifiche inviate. Oggi possiamo consultare immediatamente la scansione della ricevuta e, se necessario, sapere dove si trova l’originale fisico, tutto da un’unica piattaforma.” – G.Verziere, Responsabile Ufficio Tributi

Il progetto ha previsto l’attivazione di un sistema integrato per la conservazione delle cartoline, sia in formato digitale che fisico, con accesso diretto dal portale documentale dell’ente. Questo approccio permette di eliminare dispersioni, semplificare le consultazioni e garantire la piena conformità con le normative sulla gestione degli atti notificati.

“La possibilità di avere tutto sotto controllo – dalla scansione all’archivio fisico – ha semplificato il lavoro degli uffici, riducendo i tempi di ricerca e aumentando la trasparenza. Un supporto concreto per la digitalizzazione della PA.” – G.Verziere, Responsabile Ufficio Tributi

Nel corso della fase di analisi, il nostro team ha collaborato con il Comune di Montesilvano per individuare le esigenze specifiche legate alla conservazione delle ricevute di raccomandata, elemento cruciale nei processi notificatori dell’ente. L’obiettivo era implementare una soluzione semplice da integrare, in grado di offrire visibilità completa sia sui documenti digitali che sulle versioni cartacee archiviate fisicamente.

Le necessità operative più rilevanti evidenziate dal Comune includevano:

• Rendere accessibili in modo immediato le scansioni delle ricevute, all’interno di un fascicolo digitale per ciascun destinatario
• Tracciare con precisione la posizione fisica delle cartoline originali archiviate
• Centralizzare la gestione delle prove di avvenuta notifica, per consultazioni rapide e verificabili
• Snellire il flusso tra l’invio delle raccomandate e la loro conservazione

È stato quindi implementato un modulo documentale che collega in modo nativo la scansione digitale delle cartoline con il sistema di archiviazione fisica. Gli operatori comunali possono così consultare i fascicoli digitali, visualizzare le ricevute acquisite e, se necessario, recuperare facilmente anche l’originale cartaceo, grazie a un sistema di localizzazione precisa.

“La nuova soluzione ci permette di avere sotto controllo tutte le ricevute, digitali e fisiche. Se un ufficio ha bisogno della cartolina, può vedere subito la scansione e sapere dove si trova fisicamente, evitando perdite di tempo e errori di gestione.” – G.Verziere, Responsabile Ufficio Tributi

La collaborazione tra i nostri specialisti e il team del Comune di Montesilvano ha consentito di mappare con precisione le esigenze legate alla conservazione delle ricevute di raccomandata e di definire un sistema efficace, integrato con l’ecosistema digitale già in uso presso l’ente.

Fin dalle prime fasi, l’adozione della soluzione si è rivelata snella e ben organizzata. Per garantire un passaggio fluido, è stato attivato un servizio di supporto tecnico continuativo, in grado di intervenire rapidamente in ogni fase dell’attività archivistica.

L’introduzione del modulo di conservazione Mavasoft-Cisia ha prodotto vantaggi concreti: digitalizzazione delle cartoline di ritorno, creazione automatica di fascicoli digitali per ciascun destinatario, tracciabilità completa delle comunicazioni e possibilità di localizzare fisicamente ogni ricevuta con un semplice accesso al portale.

Dal punto di vista organizzativo, il sistema ha permesso di: ridurre il carico manuale sul personale, coordinare meglio gli uffici coinvolti nelle fasi postali e standardizzare i processi di archiviazione, sia cartacea che digitale, rafforzando il controllo e la disponibilità dei documenti nel tempo.

“Grazie alla nuova soluzione, ogni raccomandata ha ora un suo fascicolo digitale. Se serve una cartolina, possiamo vedere subito la scansione e, all’occorrenza, sappiamo esattamente dove si trova l’originale fisico. È un sistema pratico, tracciabile e davvero utile nella gestione quotidiana.” – G.Verziere, Responsabile Ufficio Tributi