Come ridurre la carta e puntare al Paperless

Come ridurre la carta e puntare al Paperless

Paperless with Mavasoft

Per almeno 30 anni, il cosiddetto ufficio senza carta ci è stato sempre come “prossimo”, “dietro l’angolo”, “ormai una realtà”. Ma come molti di voi possono attestare, in alcune aziende è accaduto esattamente l’opposto, con una notevole proliferazione delle “non amate” scartoffie. Una serie di fattori giocano un ruolo determinante nell’aumento di carta negli uffici. Tra questi il rispetto dei regolamenti, degli standard di qualità e processi di approvazione manuale e documentati (su carta appunto!). Ma ci sono molti modi “alternativi” e altrettanto potenti per ridure drasticamente il lavoro di ufficio e la carta generata senza rinunciare al rispetto dei regolamenti, alla sicurezza, o l’approvazione manuale e necessaria degli step approvativi.

E’ stato studiato che un impiegato medio utilizza circa 10.000 fogli di carta all’anno, il che comporta sempre e comunque investire una somma di denaro da destinare in carta e cartucce per le stampanti. Proprio parlando di stampa, considerando che il costo medio di stampa di una pagina è poco più di tre centesimi di euro, possiamo ben comprendere come questo non possa essere valutato sull’incidenza dei costi a fine anno. Ma se a tutto ciò aggiungiamo i costi che dobbiamo affrontare per memorizzare i documenti, organizzarli, classificarli e storarli all’interno di appositi spazi, diviene subito chiaro che va trovata una soluzione al problema. Oggi esistono soluzioni realmente collaudate per la gestione del flusso di lavoro e la conseguente riduzione nella produzione di documenti cartacei.

L’impatto dei sistemi di Workflow Management Software sulla Paper Reduction

Con l’adozione di una soluzione per la “giusta” gestione del flusso di lavoro, possiamo trasformare i nostri moduli cartacei in moduli elettronici.
Questo impatta fortemente sul processo generale di gestione del flusso di lavoro.Ad esempio, quando diversi moduli sono coinvolti in un processo, grazie all’utilizzo di un workflow management software (WMS) è possibile creare flussi di lavoro e moduli elettronici in grado di garantire che tutte le fasi del processo siano state realizzate e abbiano ricevuto la corretta approvazione. Questo oltre ad avere un risvolto notevolmente positivo sull’intera organizzazione e sulla razionalizzazione del processo di lavoro, porta inevitabilmente alla riduzione del “prodotto” cartaceo. Difatti, rendendo i moduli elettronici essi non saranno più “stampati” e archiviati in faldoni, bensì verranno memorizzati su server locali o remoti/in cloud. Risolvendo automaticamente altri annessi problemi come perdita degli stessi, “macchie da caffè”, scomparse di porzioni di testo dovute all’usura del tempo e così via.

Gli effetti positivi indotti dalla riduzione della carta e dal miglioramento del processo di lavoro

Cosa succede quando, grazie all’utilizzo di un sistema di workflow management system, si riducono gli adempimenti amministrativi? Un sondaggio ha rilevato che il passaggio ai moduli digitali permette ai CEO e CIO di concentrarsi maggiormente sulle strategie di impresa poiché la forza lavoro passano meno tempo nella gestione dei documenti fisici. La compilazione di moduli elettronici è più veloce, meno soggetta ad errori, maggiormente revisionabile e sicuramente meno onerosa in termini temporali.
Per gli amanti delle statistiche questo si traduce in media nel risparmio di 11 ore settimanali per i dipendenti e di 6 ore per gli imprenditori.
Per gli amanti della vita questo si traduce in un notevole miglioramento della stessa!

Ok ma da dove parto?

Mavasoft può aiutarti a strutturare la soluzione di Business Process Management o di Workflow Managament più adeguata al tuo business.
Non è importante in quale settori operi o quanto grande sia la tua azienda. L’esperienza insegna che aziende di tutte le dimensioni hanno software di gestione dei flussi di lavoro e li utilizzano per migliorare le loro procedure di richieste di assistenza, procedure di manutenzione, conformità normativa e gestione documentale.
Una consulenza o anche una discussione con dei solution-leader è sicuramente il primo step per cambiare la tua azienda e migliorarne l’efficenza produttiva e organizzativa.

Alessandro Forte
Alessandro Forte
-- IT -- Laureato in Informatica, ha partecipato alla realizzazione di progetti software per enti, organizzazioni e aziende su territorio nazionale ed internazionale. Nel 2015 decide di dare vita ad una nuova start-up nel campo IT e fonda Mavasoft, con l’intento di creare un team di professionisti specializzati nella realizzazione di progetti software innovativi. -- EN -- Degree in Computer Science, has participated in the implementation of software projects for institutions, organizations and companies on national and international territory. In 2015 he decided to give life to a new start-ups in the IT field and founded Mavasoft, with the intention of creating a team of professionals specializing in the creation of innovative software projects.